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Conditions générales

1. Société et associés

Tetra Law est une société civile de droit belge ayant emprunté la forme d’une société coopérative à responsabilité limitée, dont l’objet est l’exercice de la profession d’avocat. Notre siège social est situé à 1050 Bruxelles, Avenue Louise 240/3. Tetra Law est immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0841.890.120.

Une liste des Associés est disponible sur demande. Les avocats exerçant au sein du Cabinet sont inscrits soit à l’Ordre français des avocats du barreau de Bruxelles, soit au Nederlandse Orde van advocaten bij de balie van Brussel.

2. Champ d’application

Les présentes conditions générales s’appliquent à toute mission acceptée par Tetra Law, et ce compris les éventuelles missions conséquentes et les nouvelles missions. Le fait de confier un dossier à Tetra Law emporte adhésion aux présentes conditions générales pour ce dossier et les dossiers ultérieurs, sous réserve des adaptations dont le client est dûment informé.  Dans l’hypothèse où les conditions générales n’ont été communiquées au client qu’après que le dossier a été confié à Tetra Law, l’adhésion est réputée résulter de l’absence de retrait du dossier après communication des conditions générales.

En cas de divergences entre les versions française, néerlandaise et anglaise, la version française prévaut. Les présentes conditions générales sont susceptibles de modifications et peuvent être consultées sur le site internet www.tetralaw.com.

Sans préjudice à ce qui est stipulé à l’article 3 ci-dessous, les présentes conditions générales s’appliquent non seulement à Tetra Law mais également à toute personne liée à l’exécution de la mission confiée à Tetra Law ou dont la responsabilité pourrait être mise en cause de quelque manière que ce soit en raison de cette mission, ainsi qu’aux ayants droit à titre universel.

3. Exécution des missions

Toutes les missions sont exclusivement acceptées et exécutées par Tetra Law, même dans l’hypothèse où le client confie une mission, de façon expresse ou tacite, à une personne liée à Tetra Law. Une personne liée est tout avocat et/ou associé, ancien ou actuel, de Tetra Law.

Tetra Law assume de manière exclusive la responsabilité des services fournis par ses associés, ses collaborateurs et son personnel. Aucune personne autre que Tetra Law n’assume d’obligations à l’égard du client ou de toute autre personne concernant les services prestés par Tetra Law. Vous acceptez de ne pas introduire d’action à l’encontre d’une personne autre que Tetra Law quant aux services prestés par cette dernière.

4. Étendue de la responsabilité

La responsabilité de Tetra Law, sauf disposition législative contraire, est limitée au montant qui est couvert par l’assurance responsabilité civile professionnelle conclue par Tetra Law.

En premier rang, la responsabilité civile est couverte par Ethias, une société anonyme dont le siège social est établi Rue des Croisiers 24 à 4000 Liège. Le capital assuré est de 1.250.000 EUR par sinistre, tous dommages confondus. La couverture géographique est mondiale, à l’exclusion des actions en responsabilité relevant de la loi ou de la juridiction du Canada et des Etats-Unis.

En deuxième rang, la responsabilité civile est couverte par Ethias, prénommée, et AIG Europe, une Limited de droit anglais dont la succursale belge est établie Boulevard de la Plaine 11 à 1050 Bruxelles. Cette police comporte une garantie supplémentaire de 2.500.000 EUR par sinistre, après épuisement de la police de premier rang. La couverture géographique est mondiale, à l’exclusion des actions en responsabilité relevant de la loi ou de la juridiction du Canada et des Etats-Unis.

En troisième rang, la responsabilité civile est couverte par HDI-Gerling Assurances SA dont le siège social est établi Avenue de Tervueren 273, boite 1 à 1150 Bruxelles et AIG Europe, prénommée. Cette police comporte une garantie supplémentaire de 7.500.000 EUR par sinistre, après épuisement des polices de premier et de deuxième rang. La couverture géographique est mondiale, à l’exclusion des actions en responsabilité relevant de la loi ou de la juridiction du Canada et des Etats-Unis.

En quatrième rang, la responsabilité civile est couverte par AIG Europe et HDI-Gerling Assurances SA, prénommées. Cette police comporte une garantie supplémentaire de 10.000.000 EUR par sinistre, après épuisement des polices de premier, de deuxième et de troisième rang. La couverture géographique est mondiale, à l’exclusion des actions en responsabilité relevant de la loi ou de la juridiction du Canada et des Etats-Unis.

Sur demande écrite, Tetra Law peut souscrire une assurance complémentaire pour un dossier particulier. Le coût engendré est porté en compte au client.

Le droit d’indemnisation s’éteint s’il n’a pas été notifié par écrit à Tetra Law endéans l’année de la découverte de l’évènement ou de la situation qui donne ou peut donner lieu à l’engagement de la responsabilité de Tetra Law.

5. Intervention de tiers

Tetra Law est compétent pour faire appel aux services de tiers dans le cadre de l’exécution de ses activités. La sélection de ces tiers fait l’objet de toute la diligence requise. Les actes ou négligences de ces tiers ne peuvent en aucun cas mettre en cause la responsabilité de Tetra Law. Tetra Law est habilité par le client à accepter d’éventuelles limitations de responsabilité de tiers au nom de celui-ci.

6. Compte tiers

Les fonds détenus par Tetra Law pour le client sont conservés sur un compte tiers ouvert auprès d’une institution financière choisie par Tetra Law. La responsabilité de Tetra Law ne peut être engagée en cas de défaillance de l’institution financière auprès de laquelle les fonds ont été déposés ou d’une autre institution financière impliquée dans le transfert de fonds, ou pour tous actes de négligence des institutions financières. Tetra Law n’est soumis à aucune obligation de vous restituer ou de vous transférer des fonds que ces institutions financières seraient dans l’incapacité de restituer ou de transférer.

7. Bénéficiaire des avis

Tout avis rendu par Tetra Law est couvert par le secret professionnel et est réservé au bénéfice exclusif du client. Chaque avis est délivré uniquement dans le cadre du dossier concerné. Les tiers ne peuvent ni utiliser ni se fonder sur ces avis. Le client s’abstient, sauf accord écrit préalable, de dévoiler les avis rendus par Tetra Law à toute tierce partie autre que d’autres conseillers professionnels. La divulgation à d’autres conseillers professionnels ne crée aucun engagement et aucune responsabilité dans le chef de Tetra Law à leur égard. De manière générale, Tetra Law n’a d’obligations qu’à l’égard du client, et non à l’égard de tiers, sauf dans le cas où Tetra Law accepte de façon expresse et par écrit une telle responsabilité.

Tetra Law se réserve le droit de mentionner confidentiellement à la presse son intervention pour un client dans une transaction ou un procès. Cette mention peut être faite de manière non confidentielle si le client donne son accord écrit préalable en ce sens, ou si l’intervention de Tetra Law est une information publique.

8. Conflits d’intérêts

Les règles professionnelles applicables à Tetra Law l’autorisent à accepter des dossiers pour d’autres clients dont les activités sont ou pourraient potentiellement être concurrentes avec celles du client, sous réserve du respect du secret professionnel. Tetra Law peut également accepter de représenter d’autres clients dont les activités sont opposées à ceux d’un client dans des matières où ce dernier ne consulte pas Tetra Law de façon régulière.

9. Revendication de tiers

La convention ou la relation entre Tetra Law et le client ne peut faire naître aucun droit dans le chef de tiers.

Sauf en cas de faute lourde ou intentionnelle de Tetra Law, le client garantit Tetra Law et les personnes qui y sont liées contre toute revendication émanant de tiers et qui découle ou est liée de façon directe ou indirecte à la mission confiée à Tetra Law par le client, ou aux prestations effectuées dans le cadre de cette mission.

10. Honoraires

Les honoraires sont calculés en principe sur base du nombre d’heures prestées, multiplié par les tarifs horaires fixés périodiquement par Tetra Law.  Dans certains dossiers, le calcul des honoraires peut faire l’objet d’un accord avec le client sous forme de blended rate ou de forfait unique. Un success fee peut également être négocié, notamment en matière de contentieux.

Les frais et débours payés par Tetra Law pour le client sont calculés séparément et refacturés à prix coûtant. Les frais de bureau généraux, comprenant les frais d’envoi, de téléphone, de photocopies, etc., sont portés en compte au moyen d’un pourcentage fixe des honoraires.

Les honoraires sont majorés des frais de déplacement en dehors de Bruxelles et de séjour en dehors de la Belgique, des frais de justice et des frais exceptionnels ou spéciaux tels que traduction, expertise, consultation de professionnels extérieurs, création de data room, etc.

Tous les montants s’entendent hors TVA et hors taxe, supplément ou augmentation similaire qui doit être payé par un client, payeur ou Tetra Law sur base de la réglementation en vigueur ou qui doit être porté en compte par Tetra Law.

Les prestations sont en principe facturées périodiquement. Des provisions peuvent être demandées au client. Les factures sont à régler dans les trente jours à compter de la date de l’état d’honoraires. Le défaut de paiement d’une facture à l’échéance produit automatiquement, sans mise en demeure supplémentaire préalable, un intérêt moratoire depuis la date d’échéance, au taux d’intérêt légal en matière de transactions commerciales. Une somme fixée à quinze pourcents du montant de la facture est également due à titre de dommages et intérêts, avec un minimum de cinq cents euros et un maximum de douze mille cinq cents euros, sans préjudice au droit de réclamer une compensation pour les dommages subis et les frais encourus.

Indépendamment du montant total, un paiement ne peut être effectué ou reçu en espèces au-delà de 3 000 euros, ou leur équivalent dans une autre devise, dans le cadre d'une opération ou d'un ensemble d'opérations liées entre elles.

11. Archivage

Tetra Law est tenu d’archiver les dossiers à leur clôture. Les documents originaux confiés à Tetra Law sont restitués au client préalablement à l’archivage. Les archives sont conservées durant une période de dix ans maximum, au terme de laquelle elles sont détruites.

12. Protection de la vie privée

Tetra Law veille à protéger la vie privée de ses clients ou des tiers dans le cadre de l’exécution de ses missions, et à assurer la confidentialité des données qui lui sont communiquées ou auxquelles elle a accès. Tout traitement de données à caractère personnel est effectué en accord avec la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel ainsi que le Règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (« Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD »). Tetra Law est responsable du traitement de ces données. Les définitions et interprétations concernant le traitement des données à caractère personnel, contenues dans la loi belge du 8 décembre 1992 précitée ainsi que dans toutes les modifications qui y ont été ultérieurement apportées, sont applicables au présent article. Les finalités poursuivies sont :

  • la gestion et le traitement des dossiers dans le cadre de la mission confiée à Tetra Law ;
  • la gestion des risques et le contrôle de qualité ;
  • la gestion de la clientèle et des contacts ;
  • les communications d’ordre informationnel ou promotionnel aux clients de Tetra Law (telles que newsletters reprenant notamment des actualités législatives, invitations à des séminaires, etc.), lorsque Tetra Law pense qu’elles peuvent présenter un intérêt pour les personnes en question ;
  • le respect des obligations légales et réglementaires qui incombent à Tetra Law, notamment en ce compris en matière de prévention et de lutte contre le blanchiment d’argent.

Les données ne sont pas transmises à des tiers, sauf en vue d’exécuter  la mission confiée à Tetra Law ou de respecter une obligation légale ou réglementaire.  En fournissant les données, le client autorise Tetra Law à procéder aux traitements précités.

Tetra Law prend les mesures techniques et organisationnelles adéquates afin de veiller à la protection des données qui lui sont confiées contre tout traitement non autorisé ou illicite, ainsi que contre la perte, la destruction ou dégradation fortuite de ces données. Lorsque des données sont communiquées par le client ou à sa demande, celui-ci garantit que cette communication a lieu avec l’accord des personnes concernées et en conformité avec la législation applicable. Le client garantit Tetra Law contre toute revendication des personnes concernées.  Ces dernières jouissent à tout moment d’un droit d’accès et de rectification relativement aux données les concernant, et ont le droit de s’opposer à tout traitement de ces données à des fins de promotion des services de Tetra Law. L’exercice de ces droits passe par une demande écrite signée et datée adressée à un associé de Tetra Law, Avenue Louise 240/3, 1050 Bruxelles ou par courrier électronique à privacy@tetralaw.com en joignant une copie de sa carte d’identité. Toute question relative à la protection de la vie privée et au traitement des données par Tetra Law peut également être envoyée à ces adresses.

13. Identification des clients

Tetra Law est tenu par la loi et les règles du Barreau de procéder à l’identification et à la vérification de l’identité de ses clients, ainsi que des bénéficiaires effectifs (à savoir les personnes physiques qui détiennent directement ou indirectement plus de vingt-cinq pourcents du client ou le contrôlent d’une manière, ou pour le compte desquelles l’opération envisagée doit avoir lieu) ; d’exercer une vigilance permanente à l’égard des éléments indicatifs de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme ; et en cas de soupçon de blanchiment ou de financement du terrorisme, d’en faire déclaration au bâtonnier de l’Ordre des avocats, lequel pourra alors communiquer les faits à la Cellule de Traitement des Informations Financières.

Pour ce faire, le client communique les informations et documents suivants à Tetra Law :

  • Les documents d’identité et le domicile du client qui est une personne physique ;
  • Les statuts et la composition de l’organe de gestion du client qui est une personne morale ;
  • Les documents d’identité et le domicile des mandataires du client ;
  • Les données d’identité et de domicile des bénéficiaires effectifs et le cas échéant leurs documents d’identité, ainsi que toutes modifications ultérieures de ces données.

Par ailleurs, des informations et documents complémentaires doivent être communiqués en ce qui concerne les clients et bénéficiaires effectifs qui exercent certaines fonctions publiques (personnes politiquement exposées), ou qui sont dans des liens économiques ou familiaux avec de telles personnes.

Tetra Law est par ailleurs en droit de demander et de recevoir des informations quant aux opérations envisagées et à leur contexte afin de satisfaire à son obligation de vigilance. Dans ce cadre, les informations et documents sont demandées au client au cas par cas et de façon spécifique par Tetra Law. Si Tetra Law n’est pas mis en possession de ces informations ou documents endéans les quinze jours de sa demande, Tetra Law peut mettre fin à la mission ou la refuser sans que cela ne puisse ouvrir de droit à une quelconque indemnisation dans le chef du client.

Les données récoltées par Tetra Law sont conservées par Tetra Law sur support papier ou électronique pendant une durée d’au moins dix ans, et sont couvertes par le secret professionnel de Tetra Law sans préjudice de l’obligation de Tetra Law, en cas de soupçon de blanchiment ou de financement du terrorisme d’en faire déclaration au bâtonnier.

14. Respect de la déontologie

Tetra Law s’engage à respecter les règles déontologiques édictées par les Ordres des Barreaux auxquels ses avocats sont inscrits. Plus d’informations quant à ces règles déontologiques peuvent être obtenues auprès de ces Ordres :

Toute contestation relative au respect de nos règles déontologiques peut donner lieu à une plainte auprès du bâtonnier de l’Ordre dont relèvent les avocats en charge du dossier concerné. En cas de contestation des honoraires facturés par Tetra Law, des procédures de conciliation, de médiation et d’arbitrage sont également mises en place par l’Ordre compétent. Toutes les informations à ce sujet peuvent être obtenues sur les sites des Ordres mentionnés ci-dessus.

15. Fin des relations

Chacune des parties peut mettre fin aux relations soumises aux présentes conditions générales moyennant une notification écrite. En tout état de cause, le client reste responsable du paiement des honoraires, frais et débours jusqu’à la date de cessation des prestations de Tetra Law pour le client.

16. Portée de l’accord

Les présentes conditions générales remplacent tout accord antérieur. Sauf accord contraire, les présentes conditions générales constituent l’intégralité des accords entre Tetra Law et le client concernant les termes de l’engagement de Tetra Law, et régissent l’ensemble des relations entre parties.

17. Droit applicable

La relation entre le client et Tetra Law est exclusivement soumise au droit belge, à l’exception des règles de droit international privé. Les éventuels litiges sont exclusivement soumis au juge compétent de l’arrondissement de Bruxelles.

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